私文書の公証認証(公証役場とベトナム大使館)の作業の流れ

弊社では労働許可証とテンポラリーレジデンスカードの取得作業を行っております。

その際に企業から発行される任命書、在職証明書、大学卒業証明書などを提出いただく必要があります。同様に外国人のベトナム入国にあたり、専門家・技術者で入国される方は、労働許可取得時に必要な書類を準備する必要があります。

その他ベトナムでの法人設立に関する出資する親会社の資料も公証認証が必要になります。最近増えてきた例ですが、ベトナムでコンドミニアムを所有する外国人が弊社にその管理を委任する場合に使う委任状も公証認証を必要とします。

企業は発行する文書など私文書(私署証書)の扱いになりますので、公証役場とベトナム大使館(領事館)で公証認証をすることで、ベトナムの当局は日本の公文書とみなすことになります。公文書とみなされたものをベトナム国内で翻訳し、それによりベトナム国内の当局では公式な文書として使うことができます。

(1)公証役場での公証認証

公証役場での公証認証の種類は以下の5つがあります。

  • 面前認証

 署名者本人が、公証人の面前で文書に署名する場合

  • 面前自認

 署名者本人が、公証人の面前で署名したことを自ら承認する場合

  • 代理自認

 代理人が、公証人の面前で、署名者本人が文書の署名が本人のものであることを自

 認した旨陳述した場合

  • 謄本認証

 嘱託人の提出した文書の謄本がその原本と対照し符合する場合

  • 宣誓認証

 当事者が、公証人の面前で文書の記載が申述であることを宣誓の上、文書に署名し、または署名を自認する場合。

それぞれの違いが分かりづらいですが、署名者とは宣言書を公証役場に行く前に宣言書を準備する必要がありますが、その宣言書に氏名を書いた人が署名者になります。

その署名者は各文書の当事者である必要はありません。宣言書に名前を記し、公証役場に署名者本人が行く場合は、運転免許証あるいはパスポートなど本人であることを証明するものを持参する必要があります。

宣言書のサンプルは以下の通りです。

http://www.k-kosho.jp/PDF-file/senngenshoc.pdf

http://www.k-kosho.jp/PDF-file/declaration_3nc.pdf

公証認証では、法務局長の公証と英文の外務省の公証認証が必要になりますので、両方が同時にできる公証役場を選んでください。東京都内、神奈川県内、大阪府内の公証役場(全部ではありません)では外務省の公証認証も可能なようです。

(2) ベトナム大使館(領事館)での認証証明

  提出先の国がハーグ条約(認証不要条約)に加盟している場合は、外務省の公印証明(アポスティーユ)があれば提出する国の駐日大使館(領事館)の証明が不要です。しかし、ベトナムの場合はハーグ条約に加盟していませんので、公証役場で法務局長の公証と外務省の公証認証した文書を作成していただければ、外務省に出向くことはなく、駐日ベトナム大使館(領事館)の認証証明を受けることで公文書としての扱いが可能になります。

なお、ベトナム大使館の保管用としてコピー版を求められますので、認証証明が必要な書類は事前にコピー版も一部ご用意ください。

(3)公証認証の弊社代行の場合

弊社の親会社では、公証役場とベトナム大使館での公証認証作業の代行業務を行っております。宣言書も弊社で作成いたしますので、委任状を作成いただく必要はありません。

諸費用に関しては以下の通りです。

・公証役場での費用 11,500円 

・ベトナム大使館での費用 5,000円

・弊社代行手数料 50,000円

書類送付先

 〒101-0041 東京都千代田区神田須田町1-18 アーバンスクエア神田ビル9階

 アイクラフトJPN株式会社 

 TEL: 03-6869-1039  担当者:浮田 英治

公証認証など必要な方は、お気軽にご相談ください。

投稿者プロフィール

西田 俊哉
西田 俊哉
アイクラフトJPNベトナム株式会社・代表取締役社長。
大手生命保険会社に23年の勤務を経て、2005年に仲間とベンチャーキャピタル・IPO支援事業の会社を創業し、2007年に初渡越。現在は会社設立、市場調査、不動産仲介、会計・税務支援などを展開。